Laporan bisnis merupakan suatu laporan yang sifatnya netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada orang lain untuk tujuan tertentu. dimakalah ini membehas tentang bagaimana perencanaan dan penulisan laporan bisnis yang benar.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Lembaga-lembaga organisasi untuk semua jenis bisnis. Pemerintah, jasa, dan social, dihadapkan dengan berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Untuk semua level organisasi, mulai dari manajemen level bawah, menajemen tingkat menengah, hingga manajemen puncak, semuanya memerlukan berbagai macam informasi yang sangat diperlukan bagi proses pengambilan keputusan. Proses pengembangan informasi tersebut akan menghasilkan suatu laporan.
Laporan bisnis itu adalah suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu.
Sedangkan laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Laporan Bisnis ?
2. Apa saja jenis-jenis Laporan Bisnis ?
3. Sebutkan bagian pokok dalam Laporan Bisnis ?
4. Bagaimana cara pengorganisasian isi dalam Laporan Bisnis ?
5. Bagaimana penulisan Laporan Singkat ?
6. Bagaimana cara membuat Laporan Bisnis yang baik ?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui maksud dari laporan bisnis
2. Mengetahui apa saja jenis-jenis laporan bisnis
3. Mengetahui bagian pokok dalam laporan bisnis
4. Mengetahui cara pengorganisasian isi dalam laporan bisnis
5. Mengetahui bagaimana penulisan laporan bisnis
6. mengetahui cara membuat laporan bisnis yang baik
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.1
Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain:
- Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.
- Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.
- Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).
- Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
- Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
- Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal penjualan.
2.2 Jenis –Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :
a. Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).
b. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.
c. Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
- Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
d. Berdasarkan Keasliannnya
- Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.
- Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
- Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
- Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.
e. Berdasarkan Frekuensinya
- Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
- Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
f. Berdasarkan Jenisnya
- Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat (letter report)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
- Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.
- Laporan formal (formal report)
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).
g. Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
- Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
- Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala
- Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
- Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
- Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
- Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
- Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
2.3 Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
- Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta laporan.
- Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan.
- Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.
- Maksud penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
- Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan.
- Metedologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
- Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar) catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya.
- Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pembahasan.
- Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran.
- Keterbatasan misalnya dalam hal dana waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang pesangon,
- menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain sebagainnya.
2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam bagian ini, dikembangkan diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam maksud penulisan laporan tersebut.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.
- Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh
- Kesimpulan berisi fakta-fakta yang dibahas
- Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
- Rencana tindakan merupakan pernyataaan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggunga jawab terhadap proyek yang akan dilaksanakan.
- Proposisi digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu tuntunan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.
2.4 Pengorganisasian Isi dalam laporan bisnis
Bentuk penyusunan suatu laporan memiliki daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan.
- Cara menyusun tubuh laporan bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan yaitu :
1. Cara Deduktif
Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induktif
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.
b. Cara menyusun teks laporan bisnis
1. Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin menggunakan keriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.
2. Menyusun suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan perkembangan secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan sesuai dengan pokok bahasan.
3. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
Treks bias dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah dirumah, pabrik,kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
4. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara mengembangkan ini hampir sama pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, Misalnya suatu tahapan kebijaksanaan , operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
5. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting atau tidak penting.
6. Menyusun urutan tingkatan familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familier terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari pasa yang tidak atau belum diketahui.
7. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya serta memilih sumber-sumber yang sesuai.
8. Pemecahan masalah
Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.
c. Metode Outline
Membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih.
Dalam menyusun sub judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :
1. Tempatkan ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan, subjek dan pembaca.
2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.
3. Jika membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk sub judul.
5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul)
2.5 Penulisan laporan singkat
Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit. Bagi
pencapaiaan komunikasi yang efektif laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman.
Secara umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan halaman judul, surat pengantar, daftar isi dan rangkuman, karena hanya terdiri atas 1 atau 2 lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal antara lain :
a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
c. Judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan.
d. Format memo atau surat.
2.6 Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu seringkali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik yang dilakukan untuk penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu.
Contoh Laporan Bisnis Dalam Bentuk Memo
PT PERDANA NUSANTARA
Jalan Ir. Sutami 36 D Telepon: (0271) 57123
Kentingan – Jebres
Surakarta
Kepada : Ridho Amirudin
Dari : Muhammad Rifa’i Hidayat
Tanggal : 5 November 2010
Subjek : Laporan Aktifitas Departemen Pelatihan
Mulai tanggal 1 Januari s/d 31 Maret 2011 Departemen Pelatihan merencanakan berbagai aktifitas antara lain:
Program yang dilakukan oleh Staf Departemen
Frekuensi Peserta Jumlah Jam
Seminar orientasi 10 150 160
Seminar pra-purnakarya 3 25 60
Kursus komunikasi tertulis 5 120 75
Kursus supervisi 4 35 80
Program yang dilakukan oleh Konsultan
Frekuensi Peserta Jumlah Jam
pelatihan komunikasi 2 50 50
Pelatihan dinamika kelompok 5 60 72
Program orientasi sistem
komputerisasi 2 75 60
Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah satu alat/bahan yang sedang kami persiapan adalah kaset video. Salinan untuk bahan-bahan pelatihan terlampir.
Lampiran:
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca informasi yang akurat, isinya menunjukkan suatu pertimbangan penulisan yang baik dan format gaya dan organisasinya dengan kebutuhan pembaca.
1. Akurat
Mengatakan atau menyampaikan suatu kebenaran dengan benar, jika tidak mengandung kebenaran akan berakibat pada kemunduran, kemerosoton atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah.
Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.
Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara kongkrit
Contohnya : penjualan produk meningkat dari Rp 50.000.0000 menjadi Rp 125.000.000 dalam 4 bulan terakhir, dari pada penjualan produk telah meningkat dengan tajam.
b. Laporkan semua fakta yang relevan baik itu yang mendukung teori maupun yang bertentangan dengan tori sudah seharusnya dicantumkan dalam suatu laporan pembaca akan merasa disesatkan oleh laporan yang dibuat, jika malu-malu atau mencoba untuk menutupi berita yang tidak baik atau kurang menyenangkan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif
Jika Anda mengatakan kepada pembaca “Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu.” Dalam hal ini anda hanya memberikan suatu gambaran perkembangan nilai saham secara parsial. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik jika anda mengatakan “Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu dari Rp 250 menjadi Rp 500 persaham”
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang anda buat
Anda tidak akan dapat mengharapkan pembaca anda untuk memahami kesimpulan yang anda buat kecuali anda dapat memberikan bukti-bukti pendukungnya. Jangan buat pernyataan seperti “kita harus melakukan restrukturisasi terhadap berbagai unit-unit kegiatan yang ada saat ini” dalam hal ini pembaca tidak mau tau, kecuali anda memberikan bukti-bukti pendukung secukupnya terhadap kesimpulan yang telah anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda
Anda perlu melakukan pengecekan terhadap fakta yang anda temukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya kebenarannya. Disamping itu hindari data yang dapat mengaburkan yang anda buat jika anda membuat suatu kesimpulan, yakinkan bahwa anda mempunyai bukti-bukti yang valid sebagi pendukung kesimpulan dan hindari penggambaran suatu kesimpulan bila anda memiliki pengalaman yang sangat terbatas atau latar belakang profesi yang tidak memadai.
f. Jaga emosional pribadi anda dalam suatu laporan
Meskipun anda memiliki emosional yang kuat terhadap suatu laporan cobalah anda tetap menjaga persaan tersebut terhadap pemilihan kata-kata. Sebgai contoh, “pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu ide yang gila”. Mungkin anda lebih baik jika pernyataan tersebut diperbaiki menjadi, “ Pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu kebijakan yang tidak pada tempatnya karena bau limbah amapas tahu dapat mengganggu masyarakat disekitarnya.” 6
2. Keputusan yang baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak inter saja tetapi juga pihak luar organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-jelekkan anda atau lawan bisnis. Dilain pihak, pembaca merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup 5 hal berikut
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-sugas mereka menjadi lebih mudah.
Apapun jenis laporan yang anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda menjadi perhatian utama, dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.
3. Format, gaya dan organisasi yang responsif
Sebelum menulis anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat atau memo. Apakah menggunakan gaya formal atau informal dalam hal ini ajukan diri anda sendiri pertanyaan berikut :
a. Siapa yang berinisiatif membuat laporan
Misalnya laporan sukarela ssusun atas dasar inisiatif anda sendir sehingga perlu lebih rinci dan perlu mendapat dukungan sedangkan laporan otoritas disusun atas permintaan orang lain dalam menulis laporan sukarela anda memerlukan lebih banyak latar belakang mengenai suatu subjek dan menjelaskan maksud anda lebih hati-hati
b. Apa subjek yang akan dimasukkan ke dalam laporan
Sebagai contoh laporan audit yang dibuat oleh seseorang akuntan dalam melakukan pemeriksaan laporan keuangan suatu perusahaan umumnya lebih banyak berisi tabel maupun angka-angka.
c. Kapan suatu laporan dibuat
Laporan harus dibuat manakala dalm suatu organisasi terjadi situasi yang tidak bersifat rutin, seperti kondisi penjualan produk dipasar menurun secara drastic setelah munculnya produk sintesis atau pemalsuaan produk
d. Kemana laporan akan dikirim
Suatu laporan dapat digunakan untuk kepentingan intern maupun ekstern organisasi.
e. Mengapa suatu laporan dibuat
Informasi isinya memfokuskan pada fakta-fakta yang ada dalam suatu organisasi menyoroti point-point penting yang perlu dikemukakan dalam suatu laporan .
f. Bagaimana sifat membaca
Bila pembaca setuju dalam isi suatu laporan materi yang disajikan menggunakan urutan langsung yang dimulai dengan ide-ide pokok namun jika pembca tidak memahami isi laporan materi penyajian laporannnya menggunakan urutan tak langsung yang dimulai dengan hal-hal yang penting menuju ide pokok.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Bebagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatuperusahhan agar kegiatan oprasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan laporan bisnis dapat digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan. Mereka yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih manajemen, akuntansi, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti.
Secara umum, suatu laporan mencakup tiga bagian penting, yaitu bagian pendahuluan, teks, dan penutup. Bagian penutup mencakup antara lain otoritas, tata letak, maslah, tujuan, ruang lingkup, metodologi, sumber, latar belakang, definisi istilah, keterbatasan, dan pernyataan singkat atas hasil yang telah dilakukan. Adapun bagian teks mencakup antara lain penjelasan semua informasi penting beserta pendukungnya. Pada bagian penutup meliputi antara lain rangkuman, kesimpulan dan rekomendasi. Cara mengorganisasikan tubuh laporan ada 2, yaitu induktif dan deduktif . sementara cara mengoraganisasikan teks laporan antara lain dengan menggunakan kriteria atau topik berdasarkan urutan kejadian, urutan lokasi, menggunakn proses alphabet, dan tingkat pentingnya.
Laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan singkat atau laporan informal sering menggunakan bentuk memo atau surat-surat, sedangkan laporan yang lebih formal disajikan dalam bentuk manuskrip.
Apabila pembaca anda merupakan orang-orang yang memiliki wawasan luas dan selalu terbuka, anda dapat menyampaikan ide atau gagasan dengan cara langsung yang dimulai dengan ide-ide pokok. Apabila pembaca anda merupakan orang-orang yang sering bersikap skeptis dan melawan, gunakanlah pendekatan tak langsung, dengan menyajikan hasil-hasil temuan, kesimpulan dan rekomendasi pada bagian yang paling akhir.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi ketiga). Jakarta: Penerbit Erlangga , 2006
Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007
Belum ada tanggapan untuk "MAKALAH PERENCANAAN LAPORAN BISNIS"
Posting Komentar